UTS数据隐私政策告知书
1. 目的
1.1. 本通知说明了我们如何以及为何收集和处理您作为悉尼科技大学（以下简称“UTS”）学生的个人信息，适用于从申请阶段直至毕业的整个过程。在本通知中，悉尼科技大学将被称为“我们”、“我们的”或“UTS”。
1.2. 我们依据以下理由，根据本通知收集、使用、存储、披露或以其他方式处理您的个人信息：
- 我们与您签订的任何协议（如您的录取和入学注册或交换生协议）中要求提供您的个人信息。
- 当此类行为符合我们的正当利益以及本通知所述目的，包括在法律要求或允许的情况下。
- 在需要您同意的情况下，征得您的同意。
2. 收集您的信息
2.1. 我们会在您设置学生门户、申请学习、办理录取和入学手续、修读课程以及与我们沟通或提出请求时收集您的信息。
2.2. 我们收集的信息包括：
- 学习申请或其他活动的申请，如奖学金或实习机会。
- 个人信息，例如您的姓名、照片、学生证号码、出生日期、联系方式、过去的学习经历、工作履历和相关的职业注册和资格认证信息、银行账户信息、居住状态和公民身份信息、原住民身份、紧急联系人信息和人口统计信息。
- 对于入境的国际学生，还有额外信息，包括护照和签证详细信息、健康保险、福利和住宿安排，这些信息是处理您作为国际学生的学习申请所必需的。作为履行真实学生（GS）评估义务的一部分，UTS 还可能收集财务文件，以及您的婚姻状况和移民历史的详细信息。
- 有关您课程进度的信息，包括参与教学和学习活动的情况及其成果。其中可能包括录制音频/视频。
- 健康信息。例如，在您报告残障或事故时，或请求特殊考虑或无障碍支持时。
- 与投诉或行为问题相关的信息。
- 登记和参与活动的信息。
2.3. 必要时我们可能会从其他方收集您的信息，以支持本通知所述目的，或根据 《UTS学生守则》和相关政策进行收集。例如，可能从以下来源收集信息：
- 大学入学中心（UAC）、留学中介或代表您向我们提出申请或与我们联系的其他方。
- 其他组织或机构，以便核实您提供的信息的真实性，或用于促进交流、职业安置或实习类活动。
- UTS College（如果您是通过 UTS College 的课程项目申请入读 UTS）。请参阅UTS College 隐私事项（Privacy at UTS College）。
- 我们的关联或控制实体，例如 ActivateUTS 或 UTS 学生会（ UTS Students’ Association）。
- 澳大利亚内政事务部（Department of Home Affairs），用于核实您的签证状态以及是否身处澳大利亚境内（适用于国际学生）。
2.4. 我们仅收集相关且必要的信息。我们需要收集这些信息来为您办理录取和入学手续，并管理您课程的学习进度。如果我们无法获得所需的信息，可能无法完成相关手续，或回复您的咨询和请求。
3.1. 我们将仅出于收集您个人信息的目的（包括与之直接相关的目的），为履行与您签订的合同，征得您同意之后或在法律要求或允许的情况下使用或披露您的个人信息。
3.2. 我们可能会使用您的信息：
- 与您沟通，包括回复您的咨询和请求。
- 验证您的身份以及向我们提供的信息和文件。
- 处理您的申请、办理入学手续和管理课程进度。其中包括提供教学和学习活动。
- 促进交流、职业安置、实习或类似机会。
- 管理联邦资助名额和相关优惠，例如交通优惠。
- 处理费用和收费的支付，或批准报销或减免。
- 提供奖学金、奖品、表彰或类似相关奖励。
- 用于行政管理、运营和治理职能，包括安全保障、系统和设施访问、教职员工培训、风险管理、系统开发和测试、记录管理、保险、调查以及处理申诉和操守问题。
- 用于质量提升和规划（包括战略规划），以改进我们的活动，包括流程、设施、服务、课程、学生留存率以及营销策略，并评估从完成课程到毕业的总体学生成果。
- 管理我们教职员工、学生和公众的健康和安全，包括在紧急情况下，或应对对您、他人或财产的潜在严重威胁或风险。
- 用于法律要求或允许的情况。例如，履行《2003 年高等教育支持法》 （HESA 法）和《2000 年海外学生教育服务法》（联邦） （ESOS 法）规定的报告义务。
- 为选举学生代表进入 UTS 或我们控制或关联实体的各个机构提供便利。
- 为您参加活动提供便利。例如，信息咨询会和毕业典礼。
- 将我们的毕业生纳入 UTS 校友会。
- 为了支持您与我们的进一步沟通，或用于未来的申请。
3.3. UTS 积极主动地为我们的学生提供支持，并将使用您和其他学生的个人信息，包括学业表现以及教学和学习活动的参与情况、服务和设施的使用情况，来提高学生的持续留存率和学习成果，此外，我们还将通过这些信息确定并向您提供可能适合的额外服务和设施，以帮助您更好地完成学业。
3.4. 您的信息可能会被提供给 UTS 的关联或控制实体，或其他个人或组织，以协助上述活动，例如：
- 其他教育机构或组织。例如，用于核实您的信息和文件，促进交流、职业安置、实习或其他类似安排。
- 澳大利亚或新南威尔士州政府部门或机构（在法律要求或允许的情况下）。例如，用于强制性报告、管理联邦资助名额、安排交通优惠或履行《ESOS 法》规定的义务。向这些机构披露的个人信息可能会在各个政府机构和部门之间共享，以提升高等教育、培训和研究水准。
- ActivateUTS 和 UTS 学生会，用于选举目的，并支持您与这些相关实体和 UTS 的沟通。
- 您的留学中介、组织或其他方（如果他们代表您向我们提出申请或与我们联系）。这可能包括有关入学手续、课程完成情况以及费用和收费的支付等详细信息。
- 对于受资助的学生，其信息可能会披露给您的资助方、大使馆、文化代表团或被指定担任这些职务的相关人员或机构。这可能包括学业进展、成绩、出勤率和财务状况的详细信息。
- 学生住房或您要求的其他服务的提供方。
- UTS College（如果您咨询由 UTS College 开设的课程，或正在申请或就读衔接课程），请参阅UTS College 隐私事项。
- 任何要求核实您从 UTS 获得的信息或资格的真实性的相关方。此过程仅验证外部方已掌握的信息的真实性。
- 紧急服务机构、医疗和支持服务提供方（包括新南威尔士州警方、医务或医院人员）或您指定的紧急联系人，以便在必要时应对危机或紧急情况或重大医疗、健康或安全事件或问题。
- 新南威尔士州历史博物馆。确认从 UTS 获得学历的记录属于新南威尔士州的州立档案。
3.5. 信息可能会被我们的签约服务提供机构使用，或披露给这些服务提供机构。这些服务提供机构代表我们执行某些职能，包括托管系统/应用程序；网络研讨会；学生招生；住宿安排；活动策划；或通信相关服务。一些服务提供机构将数据存储在澳大利亚境外的云端，或者可能从海外地点访问数据。当我们向服务提供机构提供您的信息时，我们会采取措施，确保他们有保障信息安全的适当安排和实践措施。有关可能接收您信息的其他方的详细信息，请参阅谁会接收您的信息。
4. 存储和保管您的信息的方式
4.1.我们将您的信息存储在由 UTS 控制和管理的系统中，包括由签约服务提供机构代表我们托管的系统。
4.2.访问您的信息的权限仅限于那些因 UTS 合法业务需求而需要访问您信息的人员。
4.3.我们采取了技术和非技术措施来保护信息免遭丢失以及未经授权的访问、修改或泄露。
4.4.您的信息将按照本通知中提到的用途，以及《1998 年新南威尔士州州立档案法》（State Records Act 1998 (NSW)）中规定的保留义务，被保存至必要年限。
5.您为何会收到我们发送的其他信息
5.1.除了为本通知中所述的目的与您沟通之外，您还可能会收到其他沟通信息。当您设置 UTS 学生门户账户时，即表明您有兴趣在 UTS 学习。我们可能会与您联系，向您提供有关学习机会和活动的信息。有关我们营销方式的更多信息，请参阅营销隐私声明。
6. 您对自身信息的相关权利
6.1.您有权就您的个人信息提出以下请求。这些请求可能受到一些限制。请参阅下方的联系我们来行使您的权利。您可以：
- 请求查看或更正您的信息，或请求进一步了解我们所持有的关于您的信息，包括其保存方式和用途。请参阅您的学生信息中提供的表格。
- 请求我们限制或停止处理您的信息。例如，在核实信息的准确性期间，或在撤回同意时（如适用）。此类请求可能会影响您的申请或学习，或限制我们为您提供支持的能力。
- 如果技术上可能或切实可行，请求将您的信息移交至另一方。
- 要求我们删除您的信息。这将取决于我们的记录管理义务。
6.2.如果您对您的信息处理方式有任何疑虑或投诉，请联系学生投诉解决办公室，可通过 UTS 学生门户填写学生投诉表，或发送电子邮件至student.complaints@uts.edu.au 。请参阅隐私投诉以获取更多信息。
7. 联系我们
7.1.如果您对本通知有任何疑问，或希望提出相关要求，请通过askUTS或致电 1300 ASK UTS (1300 275 887) 与我们联系。如果在澳大利亚境外，请拨打 +61 2 9514 1222
7.2.如果不确定应联系谁，或者需要更多帮助，请联系UTS 隐私事务官（UTS Privacy Officer）。
8. 其他信息
8.1 另请参阅：
8.2 本通知可能随时更新。请定期查阅本通知，以确保您了解我们的现行做法。
最近更新日期：2024 年 8 月 26 日
